Munkaidő-nyilvántartás: mikor kell Excel helyett rendszer?
Hónap vége van, össze kell szedni a kollégák papír jelenléti íveit, valaki kétszer írta be ugyanazt a napot, a szabadságokat pedig egy külön Excelből kell visszakeresni, mert fejből senki nem tudja, kinek mennyi maradt. Egy kisebb cégnél ez havonta órákat visz el, és a végén sem biztos, hogy minden adat stimmel.
A munkaidő-nyilvántartás azt mutatja meg, ki mikor kezdett és fejezett be, hány órát dolgozott, és hány nap szabadságot vett ki. Vezethető papíron, Excelben vagy egy munkaidő-nyilvántartó rendszerben, a kérdés az, hogy nálatok melyik nem visz el több időt, mint amennyit megér.
Mi magunk is papíron kezdtük, aztán írtunk egy ingyenes jelenléti ív generátort, végül a saját rendszerünkbe költöztettük az egészet. Ebből írjuk le, mikor melyik megoldás elég. A jogi részleteket szándékosan kihagyjuk, azokban a könyvelőd vagy egy munkajogász tud pontos választ adni.
Hol csúszik el a munkaidő-nyilvántartás papíron és Excelben?
A legtöbb gond abból jön, hogy a nyilvántartást utólag rakják össze. Egy tíz fő alatti szolgáltató cég HR-felelősével beszélgetve is elhangzott, hogy a kollégák valószínűleg a hónap végén töltik ki az ívet. A négy héttel korábbi érkezést és távozást viszont senki nem tudja fejből, így a hónap végén visszaírt órák ritkán pontosak, és ha később vita van belőlük, nehéz bármivel alátámasztani őket.
A tipikus gyenge pontok papíron és Excelben:
- részmunkaidő és kettéosztott nap: aki délelőtt és délután is dolgozik néhány órát, annak egy érkezés-távozás sor kevés;
- áthelyezett munkanapok és ünnepek: minden évben kézzel kell átvezetni őket, és könnyű elnézni, ha valaki az áthelyezett pihenőnapon mégis dolgozott;
- szabadság-egyenleg: ki mennyit vett ki, mennyi maradt, mennyit visz át a következő évre;
- verziók: ki írta át a táblázatot, és melyik a végleges;
- átadás a bérszámfejtőnek: a havi összesítőt valakinek kézzel kell összeraknia.
Papír, Excel, ingyenes generátor vagy rendszer: melyik mikor elég?
A jó megoldás a cég méretétől és a munkarend bonyolultságától függ. Egy háromfős, fix munkaidős irodának más kell, mint egy tízfős szolgáltatónak, ahol mindenki máskor dolgozik.
| Megoldás | Kinek elég | Hol a határa |
|---|---|---|
| Papír jelenléti ív | 1-3 fő, fix munkaidő | Kézi összesítés, a szabadság külön lapon, nehezen kereshető |
| Excel-táblázat | Kevés dolgozó, egy felelős vezeti | Verziók, képlethibák, nincs jóváhagyás és nem látszik, ki mit írt át |
| Ingyenes jelenléti ív generátor | Fix vagy egyszerű műszakos munkarend, havi nyomtatott ív | Nem tárol adatot, nem vezet szabadság-egyenleget |
| Kész munkaidő-nyilvántartó program | Több dolgozó, ha csak a munkaidő és a szabadság kell | Jellemzően fejenkénti havidíj, a cég többi rendszeréhez nehezen kapcsolódik |
| Saját modul a cég rendszerében | Ahol a munkaidő a projektekhez, a számlázáshoz vagy a foglalásokhoz is kell | Egyszeri fejlesztési költség, tervezést kér |
A mi generátorunk a harmadik sor. Böngészőben fut, regisztráció nélkül, kiszámolja a magyar munkaszüneti napokat, kezeli az ebédszünetet és az éjszakai műszakot, és nyomtatható ívet ad, amit kézzel kell aláírni. Az adatokat nem tárolja, ezért minden hónapban újra ki kell tölteni.
Szabadság-nyilvántartás: itt fogy el leghamarabb az Excel
A munkaidőt sok cég még elfogadhatóan vezeti, a szabadságnál viszont gyorsan elvész a fonal. A szabadságkeret dolgozónként más, ehhez jön az előző évből áthozott szabadság, a betegszabadság, és az is, hogy minden kérést valakinek jóvá kell hagynia.
Sok helyen ez három külön helyen él: egy lapon a keretek, egy másikon a kivett napok, és egy e-mail-szálban a kérések. Egy rendszerben a kolléga rögzíti a kérést, a vezető jóváhagyja, az egyenleg és a havi jelenléti ív pedig magától frissül. Az említett szolgáltató cég is pontosan ezt a folyamatot kérte: a kolléga rögzít, az adminisztrátor jóváhagy.
Hogyan csináljuk mi a Lionernél?
Sokáig mi is papíron töltöttük a jelenléti ívet. Ebből lett a jelenléti ív generátor, amit először magunknak írtunk meg, aztán kitettük bárkinek. Ma a szabadságokat, a munkaszüneti és az áthelyezett napokat a saját ERP-nkben vezetjük, és a hónap végén ebből készül el mindenkinek a nyomtatható ív, amit kézzel aláírunk.
Az egyik cég, amelyik kipróbálta a generátort, pontosan azt hiányolta belőle, ami egy ingyenes eszköz határa: a napon belüli több munkaszakaszt, az eltárolt dolgozói adatokat és a szabadság-egyenleget. Ezek egy nyomtatható ívbe nem férnek bele, egy rendszerbe igen.
Mikor éri meg saját munkaidő- és szabadságkezelő modul?
Szerintünk akkor, ha a munkaidő-adat más folyamatokhoz is kell, és nem csak egy havi papír miatt vezetitek. Néhány jel, hogy itt tartotok:
- öt-tíz dolgozónál több, vegyes munkarenddel vagy részmunkaidővel;
- szabadságigénylés jóváhagyással, egyenleggel és éves tervvel;
- a ledolgozott órákat projektekhez vagy ügyfelekhez is rendelni kell, mert ebből számláztok;
- van már, vagy most épül egy ERP-, CRM- vagy foglalási rendszer, amihez a munkaidő kapcsolódik;
- a bérszámfejtőnek minden hónapban ugyanazt az összesítőt kell előállítani.
Ha csak egy-három ember fix munkaidejét kell vezetni, rendszert építeni nem éri meg, a papír vagy a generátor elég. Ha sok dolgozónál csak a munkaidő és a szabadság kell, egy kész előfizetéses program is jó választás. Saját modult akkor érdemes fejleszteni, ha a munkaidő-adatnak a cég más rendszereiben is dolgoznia kell, ilyenkor az egyedi ERP- vagy CRM-rendszer része lesz. Hogy mikor nőtte ki egy cég a táblázatokat, arról az Excel kinövéséről szóló cikkünkben írtunk, a kézi adminisztráció rejtett költségéről pedig a manuális működés költségéről szóló cikkben.
Mit csinálj most?
Nézd meg a mostani nyilvántartásodat három kérdéssel: kiderül-e belőle minden napra a munkakezdés és a befejezés, meg tudod-e mondani kikeresés nélkül bárki szabadság-egyenlegét, és mennyi idő a havi összesítés. Ha egy-két dolgozód van és minden rendben, nyugodtan használd a jelenléti ív generátorunkat. Ha a szabadság, a projektek és a számlázás is bejönnek a képbe, érdemes egy saját rendszerben gondolkodni, és ezt szívesen végignézzük veled.
Gyakori kérdések a munkaidő-nyilvántartásról
Rövid válaszok a munkaidő- és szabadság-nyilvántartás gyakori kérdéseire.
A munkaidő-nyilvántartás maga a feladat, a jelenléti ív ennek a legelterjedtebb formája. A jelenléti íven naponta szerepel az érkezés, a távozás és a ledolgozott órák száma, a hónap végén pedig aláírják. Ugyanezt az adatot egy program is vezetheti, és akkor a szabadság, az egyenleg és a havi összesítő is egy helyen van. Egyszerű munkarendnél az ingyenes jelenléti ív generátorunk is elég hozzá.
Egy kisebb cégnél a munkaidő-nyilvántartó rendszer alapja a dolgozók és a munkarendjük, a napi rögzítés, egy ünnepnapokat és áthelyezett napokat ismerő naptár, a szabadságkérés jóváhagyással és egyenleggel, valamint a havi nyomtatható ív és összesítő. Emellett kell egy jogosultsági szint, hogy a dolgozó a saját adatait lássa, a vezető pedig mindenkiét.
Igen, sok cégnél ez a legegyszerűbb megoldás, mert a dolgozó tudja legjobban, mikor kezdett és mikor végzett. Egy rendszerben ez telefonról is pár másodperc, a vezető pedig látja és ellenőrzi a bejegyzéseket, mielőtt a havi ív elkészül. A napi rögzítés sokkal pontosabb, mint a hónap végén emlékezetből kitöltött ív.
Igen, a legegyszerűbb formája a havi összesítő exportálása, amit a bérszámfejtő vagy a könyvelő megkap. Közvetlen bekötés akkor lehetséges, ha a bérszámfejtő program fogad adatot kívülről, ezt érdemes a könyvelővel előre egyeztetni. A lényeg, hogy a havi számokat senkinek ne kelljen újra begépelnie.
A kész munkaidő-nyilvántartó programok jellemzően havidíjasak, és a díj a dolgozók számával nő. Egy saját modul egyszeri fejlesztés, az ára azon múlik, mennyi szabályt kell kezelnie, például műszakokat, részmunkaidőt, szabadságtípusokat és jóváhagyást, és milyen rendszerekhez kell kapcsolódnia. Az árat befolyásoló tényezőket az egyedi rendszerek áráról szóló cikkünkben gyűjtöttük össze.
