Egy ügyfélünk napi 3 órát spórolt egyedi rendszerrel

Egy ügyfélünk napi 3 órát spórolt egyedi rendszerrel

Sok cég nem azért veszít időt, mert rosszul dolgozik, hanem mert rossz eszközöket használ.

Ebben az esettanulmányban megmutatjuk, hogyan váltottunk ki manuális folyamatokat, és hogyan jutott el egy ügyfelünk oda, hogy napi szinten több órát spórol meg.

Kiinduló helyzet

Az ügyfél működése első ránézésre rendben volt. A háttérben viszont:

• Excel táblákban vezették az adatokat
• emailben ment az információ átadás
• manuálisan másolták az adatokat rendszerek között

Ez tipikus helyzet, amit már korábban is leírtunk ebben a cikkben: Hogyan döntsd el, hogy a céged kinőtte az Excelt.

A probléma nem az volt, hogy nem működött. Hanem az, hogy túl sok idő ment el vele.

A konkrét probléma

A napi működés során:

• ugyanazokat az adatokat többször vitték fel
• hibák csúsztak a folyamatokba
• nem volt valós idejű átlátás

Ez napi szinten több órát vitt el a csapattól.

Nem az volt a kérdés, hogy lehet-e gyorsítani. Hanem az, hogy miért így működik egyáltalán.

A megoldás: egyedi rendszer

Nem egy új Excel fájlt készítettünk.

Egy olyan üzleti rendszert építettünk, ami a teljes folyamatot lefedi.

A rendszer fő elemei:

• központi adatkezelés
• automatikus folyamatok
• valós idejű státusz követés
• jogosultság alapú hozzáférés

Ahol lehetett, automatizáltuk az adatmozgást API integrációkkal.

Mit váltottunk ki

A rendszer bevezetése után megszűnt:

• az Excel fájlok közötti káosz
• a manuális adatmásolás
• az emailes egyeztetések jelentős része

A csapat egyetlen felületen dolgozik.

Az eredmény

A legfontosabb szám:

• napi ~3 óra megtakarítás

Ez nem csak idő.

• kevesebb hiba
• gyorsabb döntések
• átlátható működés

Havi szinten ez már komoly költségmegtakarítást jelent.

Mi kellett ehhez valójában?

Nem csak fejlesztés.

Először meg kellett érteni a működést:

• hol akad el a folyamat
• hol van felesleges munka
• mi az, amit automatizálni lehet

Ez az a pont, ahol a legtöbb projekt elcsúszik.

Ha ezt kihagyod, akkor csak digitalizálod a problémát.

Mikor működik ez a megközelítés?

Nem minden cégnek való egyedi rendszer.

Erről itt írtunk részletesen: Mikor nem éri meg egyedi fejlesztést választani.

Akkor érdemes belevágni, ha:

• a jelenlegi működés már időigényes
• a csapat le van terhelve manuális feladatokkal
• a növekedést a rendszer hiánya fogja vissza

Összefoglalás

Az ügyfelünk nem gyorsabban kezdett el dolgozni.

Hanem megszüntettük azokat a lépéseket, amikre nem lett volna szükség.

Ez a különbség egy Excel és egy jól felépített rendszer között.

Ha nálad is hasonló problémák vannak, nézd meg a szolgáltatásainkat, vagy vedd fel velünk a kapcsolatot a kapcsolat oldalon.