AI e-mail automatizálás: hogyan dolgozza fel az AI a beérkező leveleket?
AI e-mail automatizálás: hogyan dolgozza fel az AI a beérkező leveleket?
Egy vállalkozásnál könnyen összegyűlik napi több tucat e-mail. Van köztük ajánlatkérés, meglévő ügyfél kérdése, hibajelzés, számla, dokumentum vagy akár egy olyan megkeresés is, amire már többször kellett válaszolni.
A legtöbb esetben nem az e-mail elolvasása viszi el az időt, hanem az utána következő munka. Valakinek ki kell derítenie, miről szól a megkeresés, ki kell szednie belőle a fontos adatokat, továbbítania kell a megfelelő kollégának, esetleg rögzítenie kell az információkat a CRM-ben vagy egy másik rendszerben.
Ha ez naponta sokszor ismétlődik, érdemes megnézni, hogy melyik része automatizálható. Erre az egyik lehetőség az AI használata.
Mit jelent az AI e-mail automatizálás?
Az AI e-mail automatizálás nem csak arról szól, hogy egy mesterséges intelligencia megír egy válaszlevelet.
Az AI el tudja olvasni és értelmezni a beérkező levelet, ki tudja gyűjteni belőle a fontos információkat, majd ezek alapján a rendszer elindíthatja a következő lépést.
Beérkező e-mail → AI feldolgozás → adatok kinyerése → kategorizálás → CRM frissítése → feladat létrehozása
Ha egy ilyen folyamat mögött megfelelő CRM rendszer vagy egyedi üzleti rendszer van, az e-mailből kinyert információ nem marad külön a postafiókban, hanem bekerülhet a napi munkafolyamatba.
Mit tud felismerni az AI egy e-mailből?
Vegyünk egy egyszerű példát.
Egy érdeklődő ezt írja:
„Jó napot kívánok! Szeretnénk egy új webáruházat készíttetni. Jelenleg WooCommerce rendszerünk van, de szeretnénk egy teljesen egyedi megoldásra váltani. Kb. 2000 termékünk van, és fontos lenne a számlázó rendszer integrációja is.”
Egy kolléga elolvassa a levelet, és rögtön látja, hogy webshop fejlesztésről van szó. Azt is látja, hogy van már egy meglévő WooCommerce rendszer, körülbelül 2000 termék, valamint szükség lenne számlázó integrációra.
Egy megfelelően kialakított AI-rendszer ugyanezeket az információkat strukturált formában is ki tudja nyerni.
- érdeklődés típusa: webshop fejlesztés
- meglévő rendszer: WooCommerce
- termékszám: kb. 2000
- igény: egyedi webshop
- szükséges integráció: számlázó
- következő lépés: kapcsolatfelvétel
Ezeket az adatokat ezután tovább lehet küldeni a CRM-be, létre lehet hozni egy feladatot, vagy értesítést lehet küldeni a megfelelő munkatársnak.
A kollégának így nem kell külön végigmenni ezeken a lépéseken.
Nem csak az e-mail szövegét lehet feldolgozni
Az e-mailhez gyakran csatolmány is érkezik. Egy ajánlatkéréshez PDF, egy számlához számla, egy szerződéshez pedig maga a szerződés.
Ezekből szintén lehet adatokat kinyerni.
Például egy beérkező számlánál a rendszer felismerheti a kiállítót, a számla számát, a dátumot és az összeget, majd ezeket továbbíthatja a megfelelő rendszerbe.
Ugyanez működhet ajánlatokkal, megrendelésekkel vagy más dokumentumokkal is.
Ha egy vállalkozásnál naponta sok ilyen e-mail érkezik, már érdemes kiszámolni, mennyi idő megy el a manuális feldolgozásra.
Egy tipikus folyamat például így néz ki:
- megérkezik az e-mail,
- valaki elolvassa,
- megnyitja a csatolmányt,
- kimásolja a szükséges adatokat,
- megnyit egy másik rendszert,
- rögzíti az adatokat,
- létrehozza a feladatot,
- továbbítja az ügyet a megfelelő kollégának.
Ebből több lépést is át lehet adni egy automatizált folyamatnak.
Nálunk is így működik
A Lionernél mi is használunk AI-t a hozzánk beérkező megkeresések első feldolgozására.
Egy weboldal, webshop, egyedi rendszer vagy AI-fejlesztés iránt érdeklődő ügyfél levele többféle információt tartalmazhat. Más a következő lépés egy egyszerű weboldal ajánlatkérésénél, mint egy összetett ERP-fejlesztésnél vagy egy meglévő rendszer továbbfejlesztésénél.
Az AI első körben segít értelmezni a megkereséseket, rendszerezni az információkat és előkészíteni a további munkát.
Nem arról van szó, hogy az AI helyettünk tárgyal az ügyféllel vagy önállóan eldönt minden kérdést. Az első feldolgozási lépéseket gyorsítja fel.
Pontosan ilyen megoldásokat lehet más vállalkozásoknál is kialakítani, akár egy már működő egyedi üzleti rendszer részeként.
Az AI önmagában kevés
Egy AI-modell attól még nem automatizál egy üzleti folyamatot, hogy képes elolvasni egy e-mailt.
Ahhoz a levelezést össze kell kötni azokkal a rendszerekkel, amelyekben a vállalkozás ténylegesen dolgozik.
Például:
E-mail → AI → CRM
Az AI felismeri, hogy új érdeklődő érkezett, és a szükséges adatokból létrehozható egy új lead a CRM-ben.
Vagy:
E-mail → AI → feladatkezelő
Az AI felismeri, hogy egy meglévő ügyfél hibát jelzett, majd a rendszer létrehoz egy feladatot a megfelelő kollégának.
Más esetben:
E-mail → AI → belső rendszer
Az AI kinyeri az adatokat a levélből vagy a csatolmányból, a rendszer pedig ezek alapján elvégzi a további feldolgozást.
Ilyenkor az AI csak egy része az egész folyamatnak. A tényleges automatizálást az adja, hogy a feldolgozott információ továbbmegy a megfelelő rendszerbe.
Minden e-mailre válaszoljon az AI?
Nem feltétlenül.
Sok esetben jobb megoldás, ha az AI csak előkészíti a munkát.
Például összefoglalhatja a levelet, kinyerheti belőle az adatokat, kategorizálhatja a megkeresést, létrehozhat egy feladatot, vagy megírhat egy választervezetet.
A végső választ ezután a kolléga ellenőrzi és küldi el.
Ez különösen fontos olyan leveleknél, ahol félreértésből komolyabb probléma lehet. Egy automatikus rendszernek nem kell minden helyzetben önállóan döntenie.
A jó megoldás sokszor az, hogy az AI elvégzi az előkészítő munkát, az ember pedig ott kapcsolódik be, ahol szükség van rá.
Mikor érdemes e-mail automatizálásban gondolkodni?
Elsősorban akkor, ha sok hasonló megkeresés érkezik, és ezek feldolgozása mindig nagyjából ugyanazokból a lépésekből áll.
- sok ajánlatkérés érkezik e-mailben,
- a munkatársak rendszeresen adatokat másolnak e-mailből CRM-be,
- a beérkező leveleket manuálisan osztják szét,
- ugyanazokat a típusú kérdéseket kapja a cég újra és újra,
- e-mailek alapján kell feladatokat létrehozni,
- rendszeresen érkeznek feldolgozandó csatolmányok,
- sok idő megy el a levelek összefoglalásával és továbbításával.
Ilyenkor nem az a kérdés, hogy „hogyan használjunk AI-t?”, hanem az, hogy a jelenlegi folyamatból pontosan mit lehet átadni a rendszernek.
Hogyan lehet ilyet építeni egy meglévő rendszerbe?
Nem feltétlenül kell lecserélni a meglévő CRM-et, ERP-t vagy levelezést.
Az AI-alapú feldolgozás sok esetben a már használt rendszerek mellé építhető. Ha például egy vállalkozásnak már van saját ERP vagy CRM rendszere, az e-mail feldolgozása ehhez is hozzákapcsolható.
Egy egyszerűbb folyamat például így nézhet ki:
Gmail vagy Outlook → AI feldolgozás → CRM → feladatkezelő → értesítés
A pontos felépítés attól függ, hogy milyen rendszereket használ a vállalkozás, milyen típusú e-mailek érkeznek, és mi történjen egy-egy levél feldolgozása után.
Éppen ezért az ilyen rendszereket általában nem érdemes egyetlen sablon alapján felépíteni. Más megoldás kell egy ügyfélszolgálathoz, egy értékesítési folyamathoz és egy olyan céghez, ahol például számlákat vagy megrendeléseket dolgoznak fel e-mailből.
Mennyi munkát lehet ezzel megspórolni?
Ez teljesen a folyamattól függ.
Ha egy e-mail feldolgozása csak néhány perc, önmagában nem biztos, hogy megéri automatizálni. Ha viszont ugyanazt a feladatot naponta több tucat alkalommal kell elvégezni, már gyorsan összeadódik az erre fordított munkaidő.
Ráadásul nem csak az idő számít.
Az automatikus feldolgozás csökkentheti annak az esélyét is, hogy egy e-mail elveszik, rossz helyre kerül, vagy egy fontos adatot valaki elfelejt rögzíteni.
Persze ehhez az automatizálást megfelelően kell megtervezni és ellenőrizni. Egy rosszul felépített rendszer ugyanúgy tud hibázni, csak gyorsabban.
AI e-mail automatizálás a saját vállalkozásodban
Ha a cégednél naponta sok olyan e-mail érkezik, amelyet a munkatársak mindig hasonló módon dolgoznak fel, érdemes végignézni a teljes folyamatot.
Lehet, hogy csak egy-két lépést érdemes automatizálni. De az is lehet, hogy a beérkező e-mailtől egészen a CRM-be kerülésig vagy a feladat létrehozásáig szinte az egész folyamat kialakítható automatikusan.
A Lionernél ilyen egyedi AI-alapú folyamatokat is fejlesztünk. Meglévő levelezéshez, CRM-hez, ERP-hez vagy saját belső rendszerhez is lehet kapcsolódni.
Ha van egy olyan folyamat a cégedben, ami jelenleg e-maillel kezdődik, és utána több manuális lépést kell elvégezni, írd meg nekünk, hogyan működik.
Megnézzük, hogy melyik része automatizálható, és milyen rendszerrel lehetne megoldani.
