ERP vagy CRM: mi a különbség, és melyikre van szükséged?

Egy kérdés, ami nálunk is rendszeresen felmerül

Sok ügyfélbeszélgetésen elhangzik ugyanaz a mondat: "nekünk valami olyan rendszer kellene, ami mindent összefog, CRM vagy ERP, nem is tudom pontosan melyik". Ez nem meglepő, a két rövidítést a hétköznapokban gyakran egymás szinonimájaként használják, pedig más problémára valók. Ez a cikk arról szól, mi a tényleges különbség a kettő között, és honnan tudod eldönteni, melyikre van szükséged, vagy hogy tényleg mindkettőre.

Mi az a CRM rendszer

A CRM (Customer Relationship Management, magyarul ügyfélkapcsolat-kezelés) egyetlen dologra épül: az ügyfeleiddel kapcsolatos információk egy helyen tartására. Egy CRM-ben nyomon követed, ki az ügyfél, mikor kerestétek meg egymást, milyen ajánlatot küldtél neki, hol tart az érdeklődő az értékesítési folyamatban, és mikor kell legközelebb jelentkezned nála.

Gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a CRM az értékesítés és az ügyfélkapcsolat-tartás eszköze. Ha most excel táblákban, emailekben és a fejedben tartod számon, kivel hol tartasz, egy CRM az első lépés, amivel ez kikerül a fejedből egy közös, kereshető rendszerbe.

Mi az az ERP rendszer

Az ERP (Enterprise Resource Planning, magyarul vállalatirányítási rendszer) ennél szélesebb kört fog át. Nem csak az ügyfélkapcsolatot kezeli, hanem a cég működésének nagy részét egy rendszerbe köti össze: készletet, számlázást, projekteket, beszerzést, gyakran a pénzügyet és a HR-t is. Egy ERP célja, hogy a cégen belül szétszórt folyamatok (mi van raktáron, mi lett kiszámlázva, hol tart egy projekt, mennyi az aktuális bevétel) egy helyen, egymással összekötve legyenek láthatók.

Amíg a CRM kifelé, az ügyfél felé néz, az ERP befelé, a cég működésére. A kettő gyakran összeér, mert egy vállalatirányítási rendszerben is szükség van ügyfélkapcsolati modulra, de a fókuszuk más.

A különbség egy táblázatban

Mikor elég a CRM, és mikor kell ERP

Ha a fő problémád az, hogy elvesznek a leadek, nem emlékszel, kit mikor kellene visszahívnod, vagy az árajánlatok követése excelben kezelhetetlen, akkor a CRM az, ami elsőként megoldást hoz. Ez a gyakoribb belépési pont kisebb cégeknél, mert az értékesítés az, ahol a rendezetlenség a leggyorsabban pénzben is látszik.

Ha viszont a probléma szélesebb, mondjuk nem látod pontosan, mi van raktáron, a számlázás és a projektek követése is külön rendszerekben, egymástól függetlenül fut, és emiatt döntéseket kell tipp alapján hoznod, akkor már ERP-szintű gondolkodásra van szükség. Ilyenkor a kérdés nem az, hozzáadjunk-e még egy modult egy meglévő CRM-hez, hanem hogy a cég működését érdemes-e egy közös rendszerbe rendezni.

A kettő nem kizárja egymást. Sok cégnél a CRM az első lépés, aztán ahogy nő a vállalkozás, a CRM mellé vagy egy közös rendszeren belül épül ki az ERP-oldal is: a NAV Online Számla integrációval automatizált számlázás, a készletkezelés, a projektkövetés.

Miért nem elég sokszor egy kész, dobozos megoldás

A piacon rengeteg kész CRM és ERP szoftver elérhető, ezek jó választás lehetnek, ha a folyamataid nagyjából illeszkednek ahhoz, amire a szoftvert eredetileg tervezték. A gond ott kezdődik, amikor a cég működése egyedi: más az árazási logikátok, más a projektfolyamatotok, vagy több különböző rendszer adatait kellene összekötni (webshop, számlázó, raktár), amit egy általános szoftver nem old meg gördülékenyen.

Mi ilyenkor egyedi, Laravel-alapú ERP/CRM rendszert építünk, ami pontosan a ti folyamataitokra szabott, nem fordítva, nem nektek kell a folyamataitokat egy kész szoftver logikájához igazítani. Ez természetesen nagyobb kezdeti befektetés, mint egy előfizetéses dobozos megoldás, ezért mindig azt javasoljuk, először nézzétek meg, egy kész szoftver nem old-e meg mindent elég jól, és csak akkor váltsatok egyedi fejlesztésre, ha ez tényleg szűk keresztmetszetet jelent.

Mit érdemes átgondolnod, mielőtt döntesz

• Hol veszítesz most a legtöbbet: elveszett leadeken és követhetetlen ügyfélkapcsolaton, vagy a belső folyamatok (készlet, számlázás, projektkövetés) átláthatatlanságán?
• Hány különböző, egymással nem kommunikáló rendszert (excel, számlázó, webshop admin, levelezés) használtok most párhuzamosan ugyanahhoz a munkához?
• A csapatod mérete és a folyamataitok mennyire egyediek ahhoz, hogy egy kész, dobozos szoftver kényelmesen kiszolgáljon, vagy már inkább korlátoz?

Ha ezekre a kérdésekre végiggondolva azt látod, hogy egy kész CRM vagy ERP szoftver logikája nem passzol rátok, vagy már többször nekifutottatok egy dobozos megoldásnak, de mindig valamin megakadt, szólj nekünk, átbeszéljük, nálatok melyik irány éri meg jobban.